Design Safety System

今回は

ステップ1-1、ステップ1-2、ステップ1-3、 ステップ1-4に続き、「改善をやり切るコミュニケーション」と「業務改善憲章（Business Improvement Charter）」の投稿です。

その１．不要な業務の発見。

• 不要な業務は何？？
• 実際には廃止してもよい業務が存在する？？？
• 業務改善は=＝＞不要な業務を見つけ出すこと. (必須)。
  不要な業務の発見》改善》成果

不要な業務を発見する視点：

視点１．社、事業部、部門の使命（ミッション）と業務目的の視点から、この業務が有効であるか？
（社、事業部、部門のミッションに貢献のない業務は不要な業務です）

視点２．実績帳票・実績データがアウトプットに有効に活用されているか？
（活用ないと不要な業務といえます）

視点３．部門間や担当者間で重複した業務は不要な業務です。検討していますか？

視点４．チェックや承認が必要以上に履行されているのは必要な業務？
（必要以上のチェック·承認は不要な、廃止可能な業務です）

• 部門の業務は、部門のミッションを達成するためか？
• 部門のミッションとリンクしている業務？
  （関連性のない業務は、基本的に不要です）
• アウトブットが有効に活用されていない業務では？　　　　　　　　　　　　（作成した書類やデータが有効に活用されていなければ、その業務は基本的に不要です）

• 部門間、担当者間で重複した業務では？
  （他の担当者や他部門で、同じことを実施する場合には、 業務削減を検討するべきです）

職場コミュニケーションの活性化
改善をやり切るため、

職場単位で、業務計画や業務を実施する時の課題などを常に情報共有する

企業の業務活動はノウハウや事例の情報共有の前に、日常の業務遂行で、上司と部下や、同僚間や他部門とのコミュニケーション不足により、多くのムダ、（ムリ、ムラ）が散見されます。

例えば、
その１．上がってきた報告書は、依頼した内容と異なる報告書となっていた。
その2．職場のメンバーに周知依頼したことが周知されてなく、再周知とやり直しが発生した。
ムダは、職場関係者間で、コミュニケーションのプロセスを確立し、実施することで回避されます。
（コミュニケーションのプロセス：毎日、毎週、定期的に、職場メンバー間で業務のさまざまな課題について報告し、議論し合うことによって、個人間の認識の差異が解消されたり、ひとりで悩んでいたことが解決されたりし、効率的な心の健康が満たされた職場と運用が実現されます）

コミュニケーション不足により発生するロス

改善計画の実施

改善を机上だけでなく、机上から現場で「実施」するには、

• 実務を担当者が、自分の業務を改善するというケースがほとんどです。
• しかし担当者は日常的な業務の合間に改善を行う状況が実態です。

改善を最後まで現場でやり切るためには、改善案を一人でまとめ、それを実施に移すことは一般的に担当者の努力に任されています。（途中で意欲切れの虞があります）
業務改善は、組織的に、お互いに、チェックし合い、相互啓発しながら推進していくことが必要です。そこには、部門としてみんなが守る、「業務改善憲章（Business Improvement Charter）」、改善の実施計画を策定し、見える化し、改善の実施は、ひとりの担当者だけでなく、部門全員が意識して実行すれば、改善を最後まで現場でやり切ることができます。

例：改善をやり切るコミュニケーション

• ”日常業務が忙しくなって、遅れ長味だからアイデアを頂戴…”
• ”ところで、この改善は計画通り実施できている?”
  ≫”それなら、私が手伝ってあげるよ!”
• この実施項目は具体的にどうしたらよいのかな?
  ≫”その実施項目ならこんなことをすればいいよ”

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