うまく伝えるにはどうするの?
In general, business writing is more formal than email writing. Business writing is purposeful and conveys relevant information to the reader in a clear, concise, and effective manner. It can be categorized into four types: instructional, informational, persuasive, and transactional. On the other hand, email writing can be more casual and friendly but still professional. A professional email should be concise (short and to the point). It shouldn’t contain lengthy sentences (try not to have sentences of over 20 words), unnecessary words or overly formal writing.
一般に、ビジネス文書はメール文書よりもフォーマルです。 ビジネスライティングは目的を持っており、関連情報を明確、簡潔かつ効果的な方法で読者に伝えます。 それは、教育的、情報的、説得的、およびトランザクション的の 4 つのタイプに分類できます。 一方、メールの書き方は、よりカジュアルで親しみやすいものですが、それでもプロフェッショナルです。 ビジネス用のメールは簡潔にする必要があります (短く、要点を示します)。 長い文章 (20 語以上の文章は避けてください)、不要な単語、または過度に形式的な文章を含めないでください。
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書くときに、いつも考えること
Audible文書です。
タイピング前の頭の整理について3つ紹介します。
- 文章の目的と対象を明確にする文章を書く前に、
まずは自分が何を伝えたいのか、誰に伝えたいのかを明確にします。文章は目的と対象が違うと、文体や語彙、構成などが変わります。ビジネスシーンでのメールとプロポーザル、提案、企画書では、同じ内容でも書き方が異なります。例えば、メールは、敬語や丁寧語を使い、要点を簡潔に伝えます。一方、ビジネス関連文章は、カジュアルな文体、話し言葉を使うことより、漢語を主体とした言葉の文体となります。具体的なエピソードは一般的のcolumnとして交えます。もちろんいずれの文章も5W１Hを考慮します。
参考：英語圏では、どうしてる？ news standを ご覧ください。
- 文章の構成を工夫する
読みやすい文章は、読者が読みながら理解し、追いやすい文章となること。そのために、書いた文章をソフトウェアを使い、audible文書とし、聞いて流れをチェックします。 聞いたその結果に基づき文章の構成や流れを工夫すること。 文章の構成は、文章全体や各段落の順序や関係で、文章全体は、以下のように、結論>理由、理由>結論、結論の提示＞根拠(強い理由）>結論、序論＞本論＞結論のようにいくつかの構成を基本に論理的な流れを作ります。
各段落は、文の構成に従って、伝えたい中心となる主張とその根拠を明確にします。段落間や文間は、接続詞や接続表現を使って、つなぎ、再度、文章をaudible化して聞いてみます。再確認することを大事にしています。これらの工夫によって、文章の流れや論点を把握しやすくなります。
- 読者の感想待ちです。
では、さいごの参考：
アハ体験（Aha-Erlebnis）：未知のものごとを感じた、近くした、その際に、瞬間的なひらめきを起こす という心理学上の言葉です。 例えば、「木からリンゴが落ちる」のを見て、万有引力を閃いたニュートンの逸話が、これが(アハ）に当たります。 語源はドイツ語ですが、文化にかかわらず、何かを理解したときに用いられる「a-ha」(英語）という言葉も関連し、「aha! moment」と呼ばれています。 日本で、脳科学者の茂木健一郎さんが、アハ体験をテレビ番組で使っていました。ご記憶ある方も多いでしょう。読者にアハが起きればとおもいます。
次回は、会社の理念やビジョンを伝える、そして浸透させる方法についてコンサルテーションで意識した複数の経験の箱の集合から、紹介します。
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